Lê Quốc Thắng – Trung tâm IAC

Bộ Office 2016 ra đời đã được hơn một năm, tuy nhiên cho đến nay nó vẫn còn xa lạ và mới mẻ với khá nhiều người. Trong bài viết này chúng tôi chia sẻ một số nội dung cơ bản liên quan đến bộ phần mềm ứng dụng văn phòng này.

Về mặt lịch sử, ngày 22/9/2015 Microsoft đã ra mắt bộ Office 2016 trên toàn cầu. Những ứng dụng này là phần bổ sung cập nhật cho Office 365, dịch vụ dựa trên đám mây của Microsoft nhằm đem lại khả năng cộng tác tốt nhất cho người sử dụng. Microsoft cũng chia sẻ những dịch vụ mới để tối ưu hóa hiệu quả làm việc theo nhóm. Có thể nói Microsoft Office 2016 cho Windows là bộ phần mềm văn phòng mạnh nhất, chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Về đại thể, thay đổi lớn nhất trong Office 2016 là giao diện, mọi ứng dụng đều có mã màu riêng trên thanh tác vụ. Hầu hết ứng dụng đều có khả năng tìm kiếm thông qua tính năng “Tell Me”.

1. Word 2016

Word là một trong những ứng dụng có biểu tượng bóng đèn “Tell Me” – “Cho tôi biết bạn muốn làm gì” – phía trên thanh ribbon (ta thường gọi ruy băng). Tính năng này hiển thị kết quả tìm kiếm nhanh và bạn không phải lục lọi trong nhiều tab của thanh ribbon. Tính năng này có cả khi làm việc cộng tác, thời gian thực trên Office 365 và OneDrive. Ưu điểm là khi lưu tài liệu lên một trong hai dịch vụ đám mây này thì bạn có thể nhấn vào nút Share ở góc trên bên phải và chọn hoặc gõ vào địa chỉ email cần chia sẻ người nhận sẽ nhận được link của tài liệu và nếu người nhận cũng sử dụng Office 2016 thì họ cũng có thể chỉnh sửa tài liệu đó, và những thay đổi của người khác cũng sẽ được hiển thị trực tiếp khi họ thay đổi nội dung.

Word trước đây cũng có chức năng làm việc cộng tác nhưng phiên bản này nhậy hơn, những thay đổi xuất hiện ngay lập tức khi có người chỉnh sửa thay vì trước đây là chúng chỉ được lưu lại. Tuy nhiên bạn phải sử dụng đám mây của Microsoft – một máy chủ Sharepoint tạo sẵn, và máy chủ này không phải không có lỗi. Vì thỉnh thoảng, bạn sẽ thấy những thông báo lỗi gửi về từ máy chủ này như nó không thể chia sẻ tài liệu được.

Một cải tiến khác của Word là tính năng Smart Lookup. Chức năng này xuất hiện khi bạn nhấn chuột phải vào câu chữ được chọn, và Smart Lookup thay thế tính năng “Search with Bing” của Office 2013. Ví dụ, bạn tìm từ “Lào Cai” với Smart Lookup, một cửa sổ Insights bên mép phải màn hình sẽ hiện ra các thông tin mà Word tìm được trên mạng, như định nghĩa và các thông tin có liên quan khác về Lào Cai. Điều quan trọng của tính năng này là nó tìm kiếm được ngay trong ứng dụng, nên bạn không cần đi đâu ra ngoài Word để tìm thông tin.

Công cụ soạn và biên tập các ký hiệu toán học cũng được cải tiến. Người dùng thường xuyên đối diện với toán sẽ thích bộ chuyển đổi “Ink to Math” – nó sẽ mở một cửa sổ nhập mà bạn có thể viết tay một ký hiệu toán học vào và Word sẽ nhận diện và chuyển sang ký tự, sau đó cho bạn chèn vào văn bản. Nhiều ký tự toán học phức tạp Word 2016 có thể chính xác.

Tính năng danh sách tài liệu hay sử dụng gần đây (The most recently used documents list) giúp người dùng có thể chọn đúng ngay tài liệu đang soạn khi sử dụng thiết bị bất kỳ, dù soạn thảo trên Office Online hay ứng dụng Office Mobile apps hoặc trên phiên bản Office 2016 desktop apps.

2. Excel 2016

Excel là công cụ phân tích dữ liệu và bảng tính này của Microsoft thực sự là bà hoàng của bộ Office. Excel được rất nhiều người sử dụng và đến nay nó hầu như không có đối thủ. Có lẽ vì thế mà Excel 2016 không có nhiều cải tiến đáng kể, Microsoft chỉ tinh chỉnh lại cho nó gọn gàng và hợp lý hơn thôi. Excel 2016 không có tính năng cộng tác thời gian thực giống như Word, PowerPoint và OneNote, nhưng nó có giao diện mới đẹp hơn. Vài cải tiến của Excel 2016 là 6 loại biểu đồ mới giúp người dùng hiển thị dữ liệu theo cách tốt nhất:

• Treemap: hiển thị dữ liệu phân cấp dạng các khối chữ nhật;

• Sunburst: hiển thị dữ liệu dạng vòng tròn đồng tâm;

• Waterfall: biểu đồ hình thác nước;

• Histogram: biểu đồ dữ liệu tĩnh;

• Pareto: kết hợp cột và dòng để tạo các giá trị riêng biệt và cộng dồn;

• Box và Whisker: hiển thị loạt giá trị với các giá trị trung bình trong một hộp, trong khi dòng vẽ ra điểm tối đa và tối thiểu.

Các biểu đồ Excel dễ dàng sử dụng, chỉnh sửa. Excel mới cũng có tính năng Forecast Sheet để tự động tạo một sheet ước đoán dữ liệu dựa trên loạt sheet đã có. Để có được tính năng này, Microsoft đã tinh chỉnh lại hàm Forecast hoạt động bên dưới nó.

Công cụ Pivottables của Excel cũng được cải tiến. Bảng pivot cho bạn phân tích dữ liệu bằng cách đưa ra giá trị tổng, giá trị đếm và giá trị trung bình dựa trên cột mà bạn chọn, thậm chí áp dụng cho trên nhiều sheet với nhiều dữ liệu khác nhau. Ngoài ra Excel 2016 có tính năng khác như tự động nhận diện mối quan hệ, nhóm gộp thời gian và các nút zoom dữ liệu.

Công cụ add-in Power Query dùng để kết nối đến dữ liệu từ các nguồn khác nhau nay được tích hợp trong Excel nằm trên thanh ribbon Data. Ngoài ra, Excel 2016 có những cải tiến nhỏ khác như khi bạn chèn ảnh vào Excel nó sẽ lấy thông tin của ảnh có trong dữ liệu EXIF để xoay tấm ảnh cho đúng chiều. Bạn cũng có được tính năng Tell Me trong Excel giống như trong Word, Outlook và PowerPoint: chỉ việc nhấn Alt+Q để tìm công cụ cần dùng. Tuy nhiên, Tell Me trong Excel chỉ có tác dụng với những gì có sẵn trên thanh ribbon mà thôi không phải với các hàm của Excel.

3. Outlook 2016

Outlook được dùng để tích hợp email, địa chỉ liên lạc, lịch làm việc và quản lý tác vụ vào trong một ứng dụng. Outlook 2016 có vài điểm mới, đáng quan tâm nhất là gửi và chia sẻ file đính kèm. Khi bạn đính kèm một tài liệu chứa trong OneDrive vào một email thì Outlook gửi một đường link mặc định đến email thay vì đính kèm file. Trừ khi bạn chỉnh lại quyền truy cập file, còn không thì tài liệu bạn gửi cho người nhận họ có thể chỉnh sửa được. Nếu bạn không muốn làm theo cách này thì bạn có thể gửi tài liệu trên đám mây với link có quyền “chỉ đọc”, hoặc gửi file đính kèm theo kiểu truyền thống.

Vì Outlook có nhiều tuỳ chọn khó tìm nên Tell Me tỏ ra thực tế hơn với ứng dụng này so với các ứng dụng khác. Ví dụ nếu bạn đang soạn một email và muốn thêm ai đó vào trường Bcc hoặc thay đổi địa chỉ trên From. Mặc định Outlook ẩn những trường này và bạn cần nhấn chuột vào tab Options để cho chúng hiển thị ra. Bây giờ bạn có thể nhấn Tell Me và gõ Bcc là được.

4. OneNote 2016

Một tính năng rất tiện lợi là khả năng viết ghi chú qua email. Ý tưởng ở đây là bạn có thể tìm được thứ gì đó mà bạn muốn ghi lại vào OneNote. Ví dụ như bạn có thể gửi email vào địa chỉ têncủabạn@onenote.com, thì nội dung đó sẽ được gửi trực tiếp đến OneNote và nó sẽ tạo một trang nội dung OneNote chứa trong OneDrive. Để có được tính năng này bạn cần phải thiết lập, đăng ký địa chỉ email trên trang onenote.com, lúc ấy bạn sẽ được cấp một notebook nhận email cố định. Những thay đổi nhỏ trong OneNote 2016 bổ sung phần nào cho công cụ ghi chú này.

Một trong những tính năng rất hữu ích của OneNote là hệ thống ghi âm. Bạn chỉ việc mở OneNote nhấn vào nút ghi âm và cả văn bản và bản ghi âm của một ghi chú sẽ kết hợp với nhau khi bạn vừa ghi âm, vừa gõ bàn phím. Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn một bản ghi chú có cả văn bản và âm thanh và khi nghe lại âm thanh, bạn sẽ thấy những ghi chú văn bản được làm nổi trong suốt thời gian bạn nghe lại.

Tính năng cộng tác Collaboration trong OneNote thì giống với hai ứng dụng Word và PowerPoint trong bản 2016 này. Bạn vẫn có thể làm việc trên các ghi chú được chia sẻ nhưng bạn sẽ không thấy được những thay đổi của đồng nghiệp trên ghi chú theo thời gian thực mà bạn phải chờ họ nhấn nút đồng bộ thì mới nhìn thấy sự thay đổi.

5. PowerPoint 2016

Ứng dụng này được Microsoft quan tâm nhất trong các ứng dụng của bộ Office 2016 trong đó Tell Me dùng để tìm kiếm và trợ giúp, kết quả tìm kiếm Smart Lookup hiển thị ở panel kế bên và tính năng cộng tác. Dù vậy tính năng cộng tác chỉ hoạt động được khi bạn lưu file lên OneDrive hoặc Office 365. Bạn lưu file lên đó thì bạn có thể nhấn vào nút Share ở góc phải bên trên ứng dụng để gửi link mời đồng nghiệp đến xem và cùng làm việc trên file ấy. Mọi đồng nghiệp của bạn được chia sẻ file đều có thể làm việc đồng thời cùng nhau trên file. Cũng như OneNote đồng nghiệp của bạn phải lưu file lại thì bạn mới thấy sự thay đổi.

Một bổ sung có ích của PowerPoint bản này là 6 loại biểu đồ mới giống trong Excel 2016. Khi bạn chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, một sheet Excel nhúng xuất hiện là một ví dụ điển hình cho việc tương tác tốt giữa các ứng dụng trong bộ Office mới này.

Ứng dụng Office 2016 được phát hành cho 47 ngôn ngữ và chạy trên nền tảng Windows 7 hoặc các phiên bản hệ điều hành mới hơn.

Các bài mới

• Trường CĐSP Lào Cai bảo vệ thành công xuất sắc đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh (19/12)
• Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai kết hợp với Hội Khoa học Tâm lý Giáo dục Việt Nam tổ chức hội thảo khoa học (06/09)
• MỘT SỐ TRAO ĐỔI VỀ VIỆC LÀM KHÓA LUẬN CỦA SINH VIÊN (18/07)
• ĐỔI MỚI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN THEO HƯỚNG NGHIÊN CỨU BÀI HỌC TRONG TRONG NHÀ TRƯỜNG CĐSP LÀO CAI (18/07)
• 02 cá nhân điển hình tiên tiến được Bộ Khoa học và Công nghệ trao tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Khoa học và Công nghệ” (23/05)
• QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SƯ PHẠM ỨNG DỤNG TẠI KHOA TỰ NHIÊN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM LÀO CAI (28/02)
• ĐỔI MỚI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO GIÁO VIÊN TẠI CÁC TRƯỜNG SƯ PHẠM (09/02)
• Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, giáo viên mầm non, tiểu học, THCS tại trường CĐSP Lào Cai (07/02)

Các bài đã đăng

• Quản lý hoạt động tự học của sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai theo học chế tín chỉ (09/02)
• Những điểm mới của thông tư 22 trong đánh giá học sinh tiểu học (26/01)
• Biện pháp nâng cao năng lực nghề nghiệp cho sinh viên ngành Sư phạm Mầm non nhằm đáp ứng yêu cầu của thực tiễn (16/01)
• Nâng cao vai trò của cố vấn học tập trong đào tạo theo tín chỉ (21/12)
• Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức chính trị cho người học, góp phần đảm bảo an ninh trật tự trong nhà trường (20/12)
• Quản lý giáo dục đạo đức cho sinh viên ở trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai (21/10)
• Phát triển vốn từ vựng tiếng Việt của học sinh dân tộc thiểu số thông qua sáng tác truyện, làm cây từ vựng, vẽ tranh khổ lớn (20/10)
• Sử dụng “Broad Games” trong dạy kỹ năng nói tiếng Anh nhằm phát triển năng lực người học (29/09)